Facilitez la prise de RDV 24h/24 grâce au Secrétar'IA — L'intelligence artificielle au service de votre Secrétariat Virtuel
Dans de nombreux cabinets médicaux, le téléphone reste l’un des principaux points de contact avec les patients. Les appels se multiplient tout au long de la journée. Dans certaines spécialités, la situation est encore plus marquée.
En ophtalmologie, par exemple, certains patients contactent le secrétariat pour programmer le suivi de leur DMLA ou le renouvellement d’un traitement contre le glaucome. D’autres appellent pour une urgence visuelle, comme l’apparition brutale d’une douleur oculaire. Toutes ces demandes se cumulent au même moment. Elles saturent rapidement le standard téléphonique. Plusieurs appels restent ainsi sans réponse, ce qui oblige les patients à rappeler plusieurs fois. Ces appels manqués peuvent rapidement dégrader l’expérience patient et accentuer la frustration de certaines personnes.
Pendant ce temps, le secrétariat médical doit continuer à assurer l’accueil physique des patients et organiser le fonctionnement de l’activité médicale.
Pourquoi les appels patients saturent-ils le secrétariat médical ?
Secrétariat médical
Accueil, gestion des dossiers, coordination avec les professionnels de santé et suivi du planning :
le métier de secrétaire médicale comprend déjà de nombreuses responsabilités et tâches répétitives.
La gestion des appels ajoute une charge administrative supplémentaire au quotidien des secrétaires médicales,
déjà fortement sollicitées. Ces demandes fréquentes concernent généralement :
- NUne information pratique
- NLa prise de rendez-vous
- NLa modification ou l’annulation d’une consultation
- NUne demande d’ordonnance
- NL’obtention d’une facture.
Des interruptions fréquentes
Chaque appel est susceptible d’interrompre la prise en charge assurée par la secrétaire médicale.
Dans certains cabinets médicaux, ces dérangements deviennent constants. Ils compliquent l’accueil physique,
la préparation d’un dossier médical ou la réalisation d’une autre tâche administrative.
Cette organisation complexe peut faire perdre du temps aux équipes, générer plus d’interruptions et nuire à l’efficacité du secrétariat.
Des appels manqués et des patients mécontents
Lorsque la ligne est saturée, certaines personnes ne parviennent pas à joindre le cabinet médical.
Les appels non traités peuvent alors nuire à l’expérience patient et à la relation entre le praticien et le patient.
À terme, chaque appel non traité peut aussi dégrader la qualité du service et le fonctionnement de l’activité médicale.
Secrétar’IA : un standard vocal intelligent pour votre secrétariat médical
Secrétar’IA est une innovation numérique en santé basée sur l’intelligence artificielle générative. Elle a été conçue pour soutenir un secrétariat médical. Elle contribue à améliorer la gestion des appels. Elle limite le nombre de prises de contact sans réponse et permet ainsi de renforcer durablement la relation patient.
La technologie utilisée permet d’identifier la demande du patient. Elle repose, en effet, sur la compréhension du langage et la reconnaissance vocale. L’agent conversationnel analyse la question, identifie le besoin, puis apporte une réponse adaptée.
Cet outil permet donc de traiter automatiquement certaines demandes, tout en maintenant une intervention humaine lorsque la situation est plus complexe.
Qualification intelligente des appels
Avec Secrétar’IA, chaque appel patient fait l’objet d’une analyse permettant d’identifier :
- NLe type de demande
- NLe praticien concerné
- NLa priorité de la demande.
Cette fonctionnalité contribue à orienter le patient vers le bon professionnel de santé ou vers le service approprié.
Gestion des flux d’appels
Cette solution s’appuie sur le fonctionnement défini par le cabinet médical. Elle tient compte de :
- NLa disponibilité du médecin
- NDes règles du planning
- NDes priorités liées à l’activité
Cette gestion permet de mieux absorber les flux d’appels et d’améliorer l’efficacité du secrétariat médical.
Ce que Secrétar’IA peut gérer dans votre secrétariat médical
Prise de rendez-vous
Avec cet outil, la prise de rendez-vous peut être réalisée directement par téléphone et répond 24h/24.
Le système consulte votre planning et propose les créneaux disponibles.
Modification ou annulation
Vos patients peuvent également modifier ou annuler leur rendez-vous. Cette fonction facilite la gestion des consultations et réduit les créneaux perdus.
Demande de documents
Secrétar’IA gère aussi certaines demandes relatives à un document administratif, médical ou à une démarche légale.
Informations pratiques
Secrétar’IA répond automatiquement à certaines demandes. Elles concernent notamment :
- NLes horaires de votre cabinet
- NSon adresse
- NLa préparation à un examen.
Gardez la maîtrise
Secrétar’IA accompagne votre secrétariat médical tout en respectant le fonctionnement de votre établissement.
Vous gardez la maîtrise de votre planning et de la relation patient, tout en conservant votre indépendance numérique et votre e-réputation.
Demandez une démo personnalisée et bénéficiez d’un diagnostic gratuit de votre volume d’appels.
Secrétar’IA s’inscrit dans l’écosystème de solutions Alaxione, conçu pour accompagner les professionnels de santé dans leur transformation numérique.
Une solution adaptée à l’organisation du cabinet médical
Ce dispositif vocal intelligent s’intègre à votre fonctionnement et aux outils existants de votre secrétariat médical.
Intégration avec votre agenda médical
Adaptation aux spécialités médicales
Mise en place progressive
FAQ
Secrétar’IA remplace-t-il mon secrétariat médical ?
Secrétar’IA peut gérer :
- La prise de rendez-vous ;
- Certaines demandes de documents (ordonnance, facture) ;
- Des questions concernant les horaires, l’adresse ou la préparation d’un examen.
Comment Secrétar’IA gère-t-il les urgences ?
Les appels identifiés comme urgents peuvent être redirigés vers l’équipe du cabinet médical selon les règles définies par les professionnels de santé.
Est-il compatible avec mon planning médical ?
Oui. Cet outil peut être intégré à votre logiciel métier et à votre
planning en ligne.
Comment tester et souscrire à Alaxione ?
C'est simple, il suffit de nous contacter pour bénéficer d'une démo complète et découvrir toutes les fonctionnalités d'Alaxione (agenda médical, suivi des soins, ...)
